Первый сотрудник у ИП или ТОО — это почти всегда вопрос «а как правильно оформить?». Скачанный из интернета шаблон часто оказывается устаревшим или написанным под другую страну. Разбираем, что по Трудовому кодексу РК обязательно должно быть в договоре, какие условия стоит добавить, как зарегистрировать договор в ЕСУТД и какие ошибки чаще всего находят при проверках. Законодательство меняется, поэтому перед подписанием сверяйтесь с действующей редакцией ТК РК на портале «Әділет» или с юристом.
- Договор — письменно (или электронно с ЭЦП) и до первого рабочего дня.
- Обязательные условия: стороны, должность, место работы, срок, дата начала, режим, оплата труда, условия труда, права и обязанности.
- Испытательный срок — только если прописан, до 3 месяцев (для руководителей и главбухов — до 6).
- Сведения о договоре вносятся в ЕСУТД на enbek.kz — это стаж работника.
- Один экземпляр — работнику, с его подписью о получении на вашем экземпляре.
Обязательные условия договора
Трудовой кодекс РК перечисляет, что должно быть в трудовом договоре. На практике это разделы:
| Раздел | Что указать |
|---|---|
| Стороны | Для работника — ФИО, ИИН, данные удостоверения личности, адрес. Для работодателя — наименование, БИН (у ИП — ИИН), адрес, кто подписывает и на каком основании. |
| Работа | Должность, специальность или профессия с указанием квалификации; трудовая функция. |
| Место работы | Адрес или населённый пункт; для дистанционной работы — формат работы вне офиса. |
| Срок | Бессрочный или срочный — со сроком или основанием. |
| Дата начала работы | Конкретная дата первого рабочего дня. |
| Режим | Рабочее время и время отдыха: график, смены, выходные, суммированный учёт, если есть. |
| Оплата труда | Оклад или тарифная ставка в тенге, доплаты, надбавки, порядок и сроки выплаты. |
| Условия труда | Характеристика условий, гарантии и льготы — особенно при вредных и опасных условиях. |
| Права, обязанности, ответственность | Сторон — как минимум ссылкой на ТК РК и внутренние акты, с которыми работник ознакомлен. |
| Изменение и прекращение | Порядок изменения условий и прекращения договора. |
| Реквизиты договора | Дата заключения, порядковый номер. |
Зарплата «по договорённости» в договоре не допускается. Укажите точную сумму оклада или ставки. Если часть дохода — премия, пропишите, от чего она зависит, и ознакомьте работника с положением о премировании под подпись.
Что стоит добавить
- Испытательный срок — если нужен. Не больше трёх месяцев, для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов — до шести. Без этого пункта испытания нет.
- Неразглашение коммерческой тайны — перечень сведений лучше вынести в отдельный акт и ознакомить под подпись.
- Материальная ответственность — для кассиров, кладовщиков, водителей с грузом — отдельным договором о полной материальной ответственности.
- Обучение за счёт работодателя — условие об отработке или возмещении затрат, если сотрудник уйдёт раньше срока.
- Дистанционный или комбинированный формат — как организована связь, кто обеспечивает оборудование.
- Служебная связь, транспорт, питание — если предоставляются.
Срочный и бессрочный договор
Бессрочный договор (на неопределённый срок) — основной вариант для постоянной работы. Срочный заключается, когда работа объективно временная:
- на определённый срок — как правило, не менее одного года;
- на время замещения временно отсутствующего работника (декрет, длительный больничный);
- на время выполнения определённой работы или сезонных работ.
Постоянно переподписывать срочные договоры, чтобы проще было расстаться, — рискованно: число продлений ограничено, после этого договор считается бессрочным. Для разовых задач без подчинения режиму подходит не трудовой договор, а договор оказания услуг — но если по факту человек работает по графику и подчиняется руководителю, в споре такой договор признают трудовым.
Порядок оформления по шагам
- Соберите документы работникаУдостоверение личности, документ о трудовой деятельности (если есть), документ об образовании и квалификации, если работа этого требует, медицинская справка — для должностей, где медосмотр обязателен, документы воинского учёта.
- Составьте договорСо всеми обязательными условиями. Два экземпляра на бумаге или электронный документ с ЭЦП.
- Ознакомьте с внутренними актамиПравила трудового распорядка, должностная инструкция, положение об оплате труда — под подпись до подписания договора.
- Подпишите договор и издайте акт о приёмеПриказ о приёме на работу — на основании договора.
- Внесите сведения в ЕСУТДЧерез enbek.kz. Так же вносятся изменения условий и прекращение договора.
- Поставьте на учёт в зарплатуУдержания и отчисления — с первого месяца. Во сколько это обходится — в статье сколько стоит нанять сотрудника.
Для ИП без бухгалтера. Составьте один хороший шаблон договора с юристом — и используйте его для всех сотрудников, меняя только должность, оклад и дату. Это дешевле, чем исправлять ошибки после проверки. Пошаговый порядок официального оформления на казахском языке — в статье қызметкерді ресми рәсімдеу.
8 ошибок работодателей
- «Сначала поработай, потом оформим»Работа без договора — административная ответственность и риск доначисления налогов и взносов.
- Договор не выдан работникуВторой экземпляр — у сотрудника, с отметкой о получении на вашем.
- Нет сведений в ЕСУТДРаботник не видит стаж, при проверке это нарушение.
- В договоре оклад меньше фактической зарплаты«Остальное в конверте» — риски для обеих сторон и вопросы налоговой.
- Испытательный срок больше трёх месяцевдля обычной должности или «продлеваем испытание» без законных оснований.
- Штрафы в договореТК РК не предусматривает денежных штрафов работника — такие пункты недействительны.
- Не прописан режим при сменной работеПотом невозможно доказать, что переработок не было.
- Шаблон другой страныСсылки на ТК РФ, «трудовую книжку» как обязательный документ, чужие нормы — договор выглядит непрофессионально и может содержать недействительные условия.
Договор — последний шаг. Сначала нужно найти подходящего человека: каналы найма разобраны в статье как найти сотрудников в Казахстане, а как привлечь кандидатов текстом — в статье как написать вакансию.
Найдите сотрудника, а договор оформите за день
На rabotaplus.kz первая вакансия для нового работодателя бесплатно, далее от 2 000 ₸ без подписки. Отклики приходят с полным резюме и отсортированы AI по проценту совпадения.
Частые вопросы
Можно ли принять сотрудника без трудового договора на испытательный срок?
Нет. Испытательный срок — это условие трудового договора, а не период до него. Договор заключается в письменной форме до начала работы, и если в нём не указано условие об испытании, сотрудник считается принятым без испытательного срока. Работа без договора — нарушение, за которое работодатель несёт административную ответственность.
Нужно ли регистрировать трудовой договор в ЕСУТД?
Да. Работодатель обязан вносить в Единую систему учёта трудовых договоров (портал enbek.kz) сведения о заключении договора, его изменениях и прекращении. Эти данные подтверждают трудовой стаж работника, поэтому ошибки и пропуски потом приходится исправлять по заявлениям сотрудников.
Можно ли заключить трудовой договор в электронном виде?
Да. Трудовой договор можно заключить в электронной форме с подписанием ЭЦП обеих сторон, в том числе через функционал ЕСУТД. Для удалённых сотрудников это самый удобный вариант.
Когда можно заключать срочный трудовой договор?
Срочный договор заключается на определённый срок — как правило, не менее одного года, а для замещения временно отсутствующего работника, сезонных работ или определённой работы — на время их выполнения. Повторное продление срочного договора ограничено: после определённого числа продлений он считается заключённым на неопределённый срок (исключения предусмотрены для отдельных категорий). Детали сверяйте с актуальной редакцией ТК РК.
Что будет, если в договоре не указать размер зарплаты?
Размер и условия оплаты труда — обязательное условие договора. Его отсутствие — нарушение, которое инспекция труда фиксирует при проверке, а в споре суд будет исходить из позиции работника и фактических выплат. Указывайте оклад или тарифную ставку в тенге и порядок выплаты премий.